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Tecnología

Usa tecnología para tener el control de la caja chica

Diariamente hay gastos imprevistos en el negocio que se deben cubrir en efectivo. Por ejemplo, las fotocopias e impresiones necesarias para un trámite que no se realizan dentro de la empresa, la compra de un pastel como motivo de celebración del cumpleaños de un empleado o la adquisición de productos de limpieza. ¡Son inevitables! Para ello es necesario tener una caja chica. ¿Quieres conocer más sobre el tema? ¡Continúa! Ahora te presentamos más sobre la caja chica y el uso de tecnología para que tengas el control de la misma.

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¿Qué es la caja chica?

Es un monto fijo que se determina para cubrir los gastos menores del día a día. Regularmente, los gastos mensuales no deben pasar del monto determinado para caja chica. Al final de cada mes, se debe hacer un recuento y reintegrar el monto para iniciar el próximo mes con la misma cuota.

¿Por qué tener caja chica?

Es importante tener caja chica en tu negocio para tener una mejor administración del dinero, sin mezclar los fondos económicos personales con los gastos de la empresa. Además, los gastos de caja chica se registran en la contabilidad de forma agrupada y son deducibles de impuestos.

También puedes leer: ¿Qué es caja chcia y por qué separarla de tus finanzas personales?

Tips para tener el control de caja chica

Aunque a veces suele ser difícil tener el control del manejo en efectivo, es importante que siempre se controle la forma en que se está haciendo, para no  incurrir en pérdidas u otros problemas. Por eso, a continuación te presentamos algunos tips que te ayuden a tener el control de caja chica.

  • Determina el monto máximo que debe estar destinado a caja chica
  • Asigna a una persona responsable para administrar esa cantidad de dinero de forma mensual
  • Pedir comprobantes de los gastos realizados. Es decir, solicitar las facturas, recibos, vales, etc.
  • Determinar el procedimiento para realizar los gastos. Es posible que para obtener el dinero se tenga que obtener la firma del encargado de caja chica y también del contador.
  • Cada fin de mes, realiza el control de los gastos realizados y confirma que hayan sido reales o tengan sus respectivos comprobantes.
  • Registra diariamente los gastos realizados, en un formato de excel o software
  • Utiliza tecnología para tener el control

En este último, vamos a continuar ahora. Así que, ¡usa tecnología para tener el control de la caja chica! ¿Qué tipo o cómo? Aquí tienes algunas opciones.

  • Programas como excel pueden ayudarte a registrar los gastos que se realizan diariamente.
  • Tecnología más avanzada como softwares gratuitos o pagados son una buena opción para tener mejor control.
  • Cámaras de video o videovigilancia es una excelente opción para evitar robos hormiga o pérdidas y así tener un mejor control de la caja chica en el negocio.

No cabe duda que la caja chica, más que un término contable, es un rubro que debes determinar para controlar los gastos diarios y cumplir con los imprevistos. Así que recuerda:

  • La caja chica te va a ayudar a separar las cuentas personales de las empresariales
  • Las buenas prácticas como asignar un responsable y pedir comprobantes te va a ayudar a tener un mejor control de la caja chica.
  • La tecnología como videovigilancia suele ser muy útil para evitar robos hormiga o pérdidas en la caja chica.

 

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