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El proceso de facturación que debes seguir en tu empresa

Facturar es una obligación que tienen las empresas para cobrar el IVA en los productos o servicios que ofrecen. Hay que recordar que la factura es un documento comercial que es el comprobante del proceso de compra – venta. No emitir factura es una acción que no es permitida por las autoridades y que NO debe ser aceptada por los clientes, porque se están infringiendo leyes que se deben respetar.

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Aunque parece fácil realizar la emisión de una factura, para una empresa no debería serlo, porque hay que estructurar y seguir un proceso de facturación efectivo que permita tener control. ¿Aún no lo tienes? Entonces continúa porque a continuación encuentras el proceso de facturación que debes seguir en tu empresa.

Proceso de facturación

Todo depende del giro de negocio que tiene la empresa, porque en una abarrotería o tienda de barrio el proceso es más sencillo, únicamente se toma el producto, el cliente pasa a caja, se realiza el total de la factura a pagar y por último se paga para entregar la factura. Sin embargo, hay otros casos donde el proceso es más complejo porque la facturación depende de otras acciones dentro del proceso comercial como lo son los pedidos y las entregas.

En otros casos, que dependen de los pedidos y entregas, el proceso de facturación a seguir es:

  • El cliente solicita una cotización, al comunicar que efectivamente va adquirir el producto se genera una orden de venta.
  • Se efectúa el pedido internamente
  • Se envía el presupuesto total de la mercadería, según los precios actuales del mercado para que el cliente autorice la entrega y emisión de la factura.
  • Al tener aprobación del valor total del pedido, se procede a emitir la factura para el cliente.
  • Cuando se tiene el pedido, se entrega al mismo tiempo que se recibe el pago (a excepción que sea un crédito, porque el proceso es diferente).
  • La factura original la recibe el cliente con detalle de las transacciones realizadas, producto o servicio adquirido, cantidades, precios, colores, tamaños, etc. Y la copia de la factura se guarda en la empresa como comprobante de la transacción.

En el caso de tener clientes a los que se debe facturar mensualmente, entonces es necesario establecer los días o fecha que debe emitirse el documento cada mes.


Aunque hay empresas que tienen un proceso de facturación más complejo, es conveniente adaptarlo al tamaño y necesidades del negocio. Además, incluir softwares puede ayudar a tener un proceso más efectivo y sencillo. Así que hay que valuar las herramientas que se pueden integrar.


El proceso de facturación es muy importante para tener un control sobre las ventas que se realizan, así que hay que planearlo bien para que sea efectivo.

En conclusión:

  • La factura debe ser emitida por el negocio y el cliente tiene el derecho pero también la obligación de solicitarla para no infringir la ley.
  • Toda empresa debe tener un proceso de facturación que le permita tener un registro y control de las ventas que realiza.
  • El proceso de facturación se debe adaptar a cada negocio.

 

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