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Conoce cómo seleccionar el sistema de contabilidad adecuado para tu empresa

Medir y analizar cómo se encuentran los números de tu empresa es como se define a la contabilidad, pero esta también es una ciencia y es muy importante que conozcas qué otros elementos debes tener en cuenta para que tenga un buen funcionamiento y arroje resultados reales.

Seguramente estás pensando “qué aburrido”, “en el colegio nunca me gustó la contabilidad” o “me gustaba pero no me recuerdo mucho”. Es por eso hemos decidido escribir este blog para ti, tanto para recordarte la memoria y para que tengas todas las herramientas de conocimiento sobre el dinero de tu lado.

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¿Qué es un sistema contable?

No es un conjunto de libros de contabilidad, de hecho, por definición y de acuerdo a Definicion.de, se entiende como un conjunto de elementos que registran la información financiera y las interrelaciones de datos numéricos, con el objetivo de ayudar a las personas a tomar decisiones que involucren dinero y estrategias financieras. Aunque, sí se componen de varios documentos, su realización necesita la participación de contadores y los que toman las decisiones en un negocio porque debe haber un correcto registro y análisis de la información.

Actualmente se confunde con software que ayuda a agilizar este proceso, que si bien te hacen más fácil el proceso de registro, te recomendamos que para iniciar lo hagas de la manera que se te ajuste mejor; esto puede ser con un Excel simple.

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¿Cómo seleccionar el sistema de contabilidad adecuado?

Para que sepas cómo seleccionar el sistema contable que se adecua mejor a tu empresa, hemos consultado a varios expertos, así que combinaremos sus tips para que sea más fácil entenderlos:

  1. Iniciamos con decirte que debes analizar las necesidades de tu empresa: esto dependerá del tamaño, mercado y tus ventas. Piensa si debes incluir un software o un programa más simple, cuántas personas lo usarán, funcionará con realizar transacciones bancarias en línea o no.
  2. Ten varias opciones: muy bien ya analizaste que se adecua a tu empresa, ahora ten más de dos opciones o al menos dos. Esto es tener uno que se adecua a tu actualidad e investigar para el futuro, ya que la empresa siempre puede crecer, por lo que debes pensar en el largo plazo.
  3. Por último, investiga: para todo lo que vayas a incluir en tu empresa, debes investigar ya sea en línea o con expertos, pero averigua y resuelve todas tus dudas sobre los sistemas.

¿Qué debe tener un sistema de contabilidad adecuado?

Primero debe adecuarse a tu empresa y luego de eso debes ver estas características: un buen sistema debe ser multiusuario para que tus contadores y tú vean, ingresen y analicen la información, debe ser económico para tu bolsillo, te debe permitir hacer copias de seguridad, multi-moneda (ya sea en quetzales o dólares, siempre piensa en más de un tipo de moneda), tener un propio manual de usuario, crear reportes, importarlos y exportarlos (ya sea a Word o PDF). Tener la información  resguardada en varios documentos te ayudará a darle un respaldo, incluso puedes subirlo a la nube y ten por seguro que nunca se perderá.

En realidad el mejor sistema de contabilidad que puedes elegir es el que mejor se adecue a las necesidades de tu negocio porque sino de nada sirve que inviertas tanto si no lo vas a utilizar. Para finalizar este blog, debemos decir:

  • Un sistema contable es el conjunto de información de registra y analiza la información de la contabilidad de tu empresa.
  • El mejor sistema contable es el que es el correcto para tu negocio.

 

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